招へい者との連絡は英文メール、そして時差がある。
開催日程が決まれば、まず教授から招待を送ります。その後の実務連絡は秘書や事務
担当の仕事です。相手は研究者本人だけでなく、個人秘書や部門秘書が多く、経験豊
富な秘書もいれば、初めて対応する秘書もいます。小さな誤解でも訂正に時間を要 し
メールが何往復も重なることも。
　　　「航空券はビジネスクラスでないと困る」「エアーフランスで予約して」
　　　「休日に返事が来ず一週間遅れた」といった例も珍しくありません。
さらに、旅費や謝金の基準は日本と相手の政府・大学・研究所で大きく異なります。
航空運賃や宿泊費の考え方もさまざま。

時差や休暇シーズンの影響で回答に日数も。予算手続きに間に合わなくなることも。
早めの準備と丁寧な説明が大切です。
ひとつひとつ確認しながら柔軟に対応することで、事務担当も安心して進めるには
外注かなあ。