査証（ビザ）申請には、次の書類４点を招へい者に届けることが必要です。
　　　招へい理由書　日本語　https://www.mofa.go.jp/mofaj/files/000472928.pdf
　　　身元保証書　　　〃　　 https://www.mofa.go.jp/mofaj/files/000472926.pdf
　　　滞在予定表 　　 〃　　 https://www.mofa.go.jp/mofaj/files/000472934.pdf
　　　国際線航空券 航空会社の発券か、旅行会社の発行。
航空券を予約・発券した旅行会社に依頼だと、通信費を含めて約３万円／名かと。

その中でも重要なのが「身元保証書」。通常は、運営委員会の代表者が保証人です。
これは金銭的な保証ではなく道義的責任を示すものです。
　　　滞在費　　研究者の日本滞在中に必要な経費の保証
　　　帰国旅費　帰国に要する航空運賃などの費用負担
　　　法令遵守　日本の法律および入国管理法を遵守させる責任
研究者の受入れ書類は、形式的な書類ですが、信頼と責任を示す大切な手続きです。